Oficina sin papel: Estrategias, ventajas y herramientas para lograrlo 

La estructura del escritorio tradicional ha cambiado por completo, con las nuevas herramientas digitales y con una inexorable necesidad de ecologismo, el uso del papel no solo ha dejado de ser viable, también es menos práctico e integrable.

Todo este escenario hace surgir una nueva iniciativa, la oficina sin papeles: un nuevo modelo de oficina donde el papel queda a un lado para dar espacio a la eficiencia, costos reducidos y una fácil adaptación de los documentos de trabajo a las nuevas formas de trabajo remoto. 

Una oficina sin papel va más allá de comprar escáneres, implica desde una gestión inteligente de la información hasta rediseñar los flujos de trabajo y pulir el uso de herramientas que faciliten la transición. Pero, aunque un nuevo formato de trabajo sin papel puede ser significativo, todo puede simplificarse bastante si se sabe cómo hacerlo.

¿Por qué pasar de su oficina tradicional a una oficina sin papeles? 
Aunque para muchos escépticos del tema las ventajas del papel luzcan irremplazables, en realidad este material no solo es fácil de sustituir, sino que una oficina sin papeles presenta beneficios tangibles y probados. Algunos de los más relevantes son los siguientes:

Reducción drástica de los costos: El gasto en papel es solo la punta del iceberg. A este ahorro hay que sumar todo gasto asociado: tinta y tóner, mantenimiento de impresoras y fotocopiadoras, carpetas, archivadores, y lo más caro, el espacio físico dedicado únicamente a almacenar documentos. 
Eficiencia y productividad: El acceso inmediato (sin impresión ni carpetas) a los documentos reduce el tiempo de enviarlos. Además, también toma menos tiempo encontrarlo, y claro, es imposible extraviarlos si se almacenan en una nube. 
Seguridad: El papel es un material susceptible a daños, robos, pérdidas, accidentes y más. Por otra parte, un archivo digitalizado se inmortaliza en línea, además de poder asegurar el acceso a él a través de protocolos de seguridad informática. 
Integración y acceso remoto: Una oficina sin papel u oficina digital puede estar en cualquier parte, solo necesita sus dispositivos cada vez más inteligentes para tener todo a la mano. Además, esta eficiencia de uso remoto e integración también reduce considerablemente la huella de carbono.

Las claves para crear una oficina sin papel
Luego de entender los beneficios de un espacio de trabajo sin papel comienza el desafío. No solo se trata del uso de la tecnología, sino también del gran reto del cambio cultural. Para tener una transición exitosa y gradual tiene que seguir los consejos de los expertos: 

Auditar e identificar los procesos claves: No se puede digitalizar todo de golpe. Comience por los procesos que más papel consumen, como la facturación, los contratos de RRHH y los informes de gastos. Demostrar éxito en áreas clave facilita la adopción y genera más confianza en el equipo. 
Digitalizar documentos estratégicamente: El núcleo de la transición está en el proceso de usar herramientas útiles, desde un servicio para transformar a PDF de calidad hasta la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para que los archivos sean rastreables a través de su texto. 
Redefinir los flujos de trabajo: No solo basta con digitalizar, hay que dejar sin papel a los procesos de trabajo. En lugar de imprimir un informe para que se firme, se debe crear un documento digital, enviarlo para firma electrónica y archivarlo en la nube. 
Elegir herramientas adecuadas y colectivas: La compatibilidad lo es todo, en este caso, la elección de pasar documento a PDF es la mejor opción. Es el archivo más popular de todos y se abre en cualquier dispositivo. 
El reto detrás de usar el PDF como estándar de la oficina sin papel y la solución de los expertos
Hasta ahora, se ha explicado todo lo bueno que representa el adoptar una nueva oficina sin papel, tanto para su bolsillo como para mejorar la eficiencia en el trabajo. Sin embargo, si usted es lo suficientemente perspicaz, habrá notado que hará falta algo: se necesitará de un conversor a PDF que realmente facilite todo el proceso.

Esta elección puede convertir su idea en un éxito o una pesadilla, ya que esta herramienta va a ser sometida al reto de digitalizar una empresa en su totalidad. La mayoría de herramientas de conversión cuentan con limitaciones de uso. En este contexto, los expertos señalan que las herramientas como PDF Guru superan con creces otros servicios.

Otros servicios digitales
Pues no solo basta con pagar por un software robusto, también es necesario que este sea fácil de utilizar, considerando que no todos sus trabajadores son igual de afines a la tecnología. Esta herramienta es de las mejores en velocidad, versatilidad, eficiencia y seguridad, por lo que cumple con los requisitos para integrarse perfectamente en la transición a una oficina sin papeles.

El consejo de invertir en software seguro y optimizado para el trabajo pasa de ser un consejo a una necesidad. Esto no solo aplica para el gestor de cambio de documento, sino también para otros servicios digitales como una nube de trabajo, un sistema de comunicación integrado de todos los dispositivos (tablets, móviles y ordenadores), y claro, un sistema de seguridad eficiente. Sin embargo, no se preocupe, los costos se compensan entre ahorros y el incremento de la productividad.

Por último: Aprender a adaptarse el cambio
Al iniciar su camino hacia una oficina sin papel notará que habrá trabajadores a los que les costará más el cambio. El trabajo en equipo y la comunicación sobre las nuevas formas de trabajo, desde cómo usar un conversor a PDF hasta entender cómo funcionan las nuevas herramientas, también reposa en la comunicación entre compañeros y en la paciencia.

El proceso de aprendizaje podría tomar tiempo, por lo que se debe evitar la frustración y abrirse al cambio, todo con la expectativa de lograr lo mejor para su empresa, el medio ambiente y para facilitar el trabajo de su equipo.